Outils de collaboration : comment s’en servir en entreprise ou en startup ?
Encore plus qu’avant, les outils de collaboration en entreprise permettent de s’organiser, échanger et travailler ensemble.
Avec la montée en puissance du télétravail , la demande pour les outils de collaboration à distance augmente. Avant, ces outils permettaient de faire collaborer les équipes principalement d’un point de vue projets. Pour le côté social et management, les réunions et discussions à la cafette venaient faire le lien. Le passage à 100% en télétravail pendant le confinement a changé la donne et poussé à une adoption encore plus forte de ces outils de collaboration.
Plusieurs outils de collaboration en entreprise existent aujourd’hui. Le choix dépend principalement des besoins, mais aussi de la taille de l’équipe. Je vous propose de (re)découvrir 4 outils que j’utilise dans le cadre de mes activités professionnelles.
Slack pour la communication collaborative
Slack est une plateforme de communication collaborative. Très utilisée dans les startups, il se structure autour de « chaînes » par sujets ou par projets. Les personnes concernées par le sujet ou le projet sont intégrées à la chaîne où ils peuvent :
- discuter en mode « messagerie instantanée » pour éviter de s’envoyer des mails à chaque interrogation ou information à partager à l’équipe,
- afficher leur statut de disponibilité,
- échanger des fichiers qui seront consultables par tous,
- faire des appels audio ou vidéo en équipe pour des points d’avancement. tracer l’avancement des projets en équipe, se partager des fichiers et échanger rapidement
Slack est disponible depuis un navigateur et sous forme de logiciel à installer sur son ordinateur. Il est également disponible sur les smartphones Android et les iPhone. Ce sera d’ailleurs le cas de tous les outils cités dans cet article.
Afin de ne rater aucun échange, il est possible de taguer des collaborateurs sur des messages, ou tous les membres d’une chaîne. Ils reçoivent ainsi une notification sur leurs appareils. Il est bien sûr possible de communiquer uniquement entre 2 utilisateurs sans passer par une chaine.
Un autre point intéressant de Slack est la possibilité de le connecter à d’autres services tels que Github, Outlook, Gmail, Twitter ou Zendesk pour favoriser encore plus l’interaction autour des projets.
Trello pour la gestion de projet collaborative
Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il permet de faire le suivi de projet de façon collaborative avec l’assignation de taches et le suivi de leur évolution. Inspiré de la méthode Kanban utilisé dans l’industrie, il permet de reproduire l’expérience de post-it sur un tableau. La structure la plus simple permet de visualiser les tâches à faire, les tâches en cours et les tâches terminées.
L’interface de l’outil se structure en planches : de base, on aura donc « A faire », « En cours » et « Fait ». Dans chaque planche, se trouvent des cartes qui représentent les tâches qui peuvent être assignés à un ou plusieurs collaborateurs. Chaque carte peut être renseignée avec des éléments descriptifs (notes, checklists, etc…) pour donner des éléments sur la tâche correspondante. Au fur et à mesure du traitement de la tâche, on la fait passer d’une planche à une autre.
Partant de ce principe de base, l’outil laisse la possibilité de créer des structures plus ou moins complexes adaptés à la nature de son projet. Chaque projet s’organise au sein d’un tableau. On peut donc créer différents tableaux dont la structure est adaptée au projet en question. Des modèles sont d’ailleurs proposés afin de ne pas partir de zero.
Et pour finir, Trello s’intègre dans Slack pour le travail collaboratif. Il est possible, directement depuis Slack, de :
- créer de nouvelles cartes Trello,
- permettre aux collaborateurs de rejoindre un nouveau projet,
- recevoir des notifications en cas de mise à jour des cartes pour suivre l’avancement des tâches du projet.
Google Drive File Stream pour les dossiers partagés
Si vous ne souhaitez pas déployer toute une infrastructure IT pour le stockage des fichiers de votre entreprise, Google propose la solution Drive File Stream. Cet outil permet de créer un dossier partagé et synchronisé dans le cloud pour toute l’équipe. En installant le logiciel sur son ordinateur, chaque collaborateur peut accéder aux fichiers partagés comme sur un réseau local d’entreprise. Les fichiers sont synchronisés automatiquement et mis à jour chez tous les collaborateurs.
L’avantage par rapport à un réseau local d’entreprise est la disponibilité des fichiers en ligne. Il est donc possible d’accéder à tous les fichiers depuis un navigateur web via l’interface de Google Drive. Pas de souci donc pour faire du télétravail. Cette solution est donc pertinente si l’entreprise n’a pas une activité sensible qui nécessite d’avoir son propre réseau d’entreprise. Dans de cas, des solutions utilisant des VPN permettent de créer des accès sécurisés à distance pour les collaborateurs.
Point très intéressant : les utilisateurs peuvent choisir d’avoir aussi certains dossiers de leurs ordinateurs synchronisés et partagés en ligne. Les fichiers peuvent être disponibles hors ligne sur le pc ou uniquement en ligne. Cette fonctionnalité permet de gagner de l’espace sur son disque dur en laissant, par exemple, les fichiers volumineux et peu utilisés uniquement en ligne.
Vous trouverez plus d’informations à ce lien : Comment utiliser Google Drive pour ordinateur.
Pour info, cet outil s’intègre dans l’offre Google Workspace, qui regroupe tous les services de Google pour les entreprises : mail, chat, visio conférence, documents et agenda partagés.
Microsoft Teams : outil de collaboration tout en un
Teams se présente comme un outil tout en un. En effet, il est sorti en 2017 avec (presque toutes) les fonctionnalités des outils de collaboration en entreprise précédents. On peut en effet, au sein du même outil :
- créer des équipes par sujets et par projets (comme les chaînes de Slack)
- partager de dossiers/fichiers dans les différentes équipes ou avec un utilisateur,
- accéder à des dossiers partagés de toute l’entreprise via l’intégration de OneDrive, la solution cloud de Microsoft
- faire des appels en visio conférence,
- faire de la gestion de projets multi-collaborateur avec le planificateur de tâches Microsoft ToDo intégré.
Un des points de différence par rapport à Slack est la possibilité de faire des visioconférences avec des personnes extérieurs à l’entreprise. L’autre point est l’intégration de toutes les fonctionnalités citées précédemment au sein d’un même outil qui offre un certain confort à l’usage. De plus, Teams intègre bien les outils Office (Word, Excel, PowerPoint) et permet une édition collaborative directement depuis son interface.
Par ailleurs, la plupart des entreprises ayant déjà un abonnement à Office 365, l’accès à Teams est sans surcoût.
C’est le côté « sans surcoût », ajouté à la possibilité d’édition native des fichiers Office, qui nous a fait basculer de Slack vers Teams au début du confinement en 2020.
Néanmoins, j’utilise toujours Slack pour d’autres projets avec d’autres équipes. J’utilise de même Trello et Drive File Stream (que je préfère à One Drive dont l’interface ne me convient pas trop).
Tout dépend donc des besoins de l’équipe, de son affinité pour certaines solutions ou encore de la nature des projets.
Utilisez-vous d’autres outils de collaboration en entreprise que ceux dans l’article ? Si oui, lesquels, pourquoi et pour quoi ?
