Comment utiliser la prise de notes par envoi mail sur Evernote ? Zoom sur cet outil pour noter toutes vos idées !
Vous avez 50 000 idées à la minute ? Notez les par un envoi d’email sur Evernote, un outil très pratique pour la prise de notes.
Cela m’arrive très souvent de voir une innovation intéressante ou une information qui attire mon attention. Et je sais que, si je ne la note pas immédiatement, je risque d’oublier dans les minutes qui vont suivre dès que je passe à autre chose. Le plus souvent, il est également intéressant de noter les éléments de contexte et les premières réflexions que j’ai eues sur le sujet en question. Cela vous arrive aussi ?
Et bien, j’utilise Evernote depuis 2012 pour mes prises de notes. Que ce soit sur smartphone, sur PC ou via le Web, c’est un outil très efficace pour s’organiser et se libérer l’esprit.
Des idées plein la tête ?
Si vous êtes un innovActeur ou tout simplement très curieux , vous lisez sûrement beaucoup et avez des idées pleins la tête. Que ce soit un article vu sur internet, ou encore un éclair de génie , il n’est pas toujours possible de traiter l’information totalement dans l’immédiat. Il est donc intéressant, voire recommandé de noter ce dont on veut se souvenir plus tard dans un système fiable.
En effet, contrairement à ce que l’on pense, notre cerveau n’est pas fait pour stocker des informations pour plus tard, mais pour les traiter/analyser. Par exemple, pendant que vous êtes au travail, vous vous souvenez d’une chose à faire à la maison, mais une fois à la maison, vous oubliez. C’est l’une des raisons du succès des todolist, mais aussi des applications de prises de notes.
Comme le suggèrent différentes méthodes de gestion de temps comme Getting Things Done (GTD), une première étape est d’avoir un panier de collecte où toutes les idées et pensées atterrissent. Dans un premier temps, on se libère mentalement pour penser à autre chose en étant sûr de ne pas l’oublier. Dans un second temps, on peut y revenir quand on a plus de temps pour définir une action à entreprendre.
Evernore est un des outils par excellence pour la prise de note. Regardons comment il fonctionne et quelques fonctionnalités très intéressantes.
Evernote, l’outil pour noter toutes vos idées
Evernote est multi-plateforme : mobile, ordinateur et web. Vous pouvez y retrouver toutes vos notes synchronisées.
Un des points forts d’Evernote, c’est la diversité des formats pour la prise de notes. Image, texte, audio, vidéo, pièces jointes : tout peut être intégré à une note.
Les notes peuvent s’organiser dans des carnets de notes par sujet, projet ou thématique. Chaque note peut être complétée par des étiquettes pour faciliter la recherche ultérieurement. Vous pouvez aussi ajouter des rappels sur des notes pour, par exemple, avoir une notification le jour où vous souhaitez traiter une note particulière.
Une des fonctionnalités intéressantes d’Evernote est la création de notes par envoi de mail.
Envoyer vos prises de notes par mail ou transformer des mails en note peut être pratique dans différentes situations :
- vous venez de recevoir un mail avec des informations que vous souhaiteriez sauvegarder pour plus tard,
- vous devez prendre des notes, mais vous n’avez pas l’appli Evernote sous la main,
- des mails réguliers arrivent sur un sujet (résultats mensuels par exemple) et vous souhaitez les sauvegarder automatiquement en notes. Il vous suffit de créer un filtre dans votre boite mail qui transfère les mails concernés vers Evernote automatiquement.
Ce sont trois exemples concrets de situation où envoyer votre prise de notes par mail est intéressante.
Avant d’aller plus loin, précisons que cette fonctionnalité est disponible en test dans la version Basic (gratuite). Pour l’utiliser de façon quotidienne, il faut avoir la version Premium (7€/ mois) ou Business : jusqu’à 200 par jour.
Envoyer vos notes par mail
Pour utiliser cette fonctionnalité, il vous faut d’abord récupérer votre adresse mail Evernote. Vous la trouverez dans les paramètres de votre compte dans l’onglet « Résumé du compte » tout en bas.
Ensuite, il vous suffit d’écrire un mail avec vos notes ou transférer un mail existant à l’adresse Evernote. Une fois dans Evernote, vous verrez l’email affiché comme nouvelle note avec l’objet du mail comme titre.
Je vous recommande de sauvegarder l’email Evernote dans les contacts sur votre messagerie pour pouvoir le retrouver facilement les prochaines fois.
Deux modes sont possibles pour la classification des mails : un classement automatique ou un classement personnalisé.
1- Classement automatique des notes par emails
Si vous ne spécifiez rien de particulier, les mails envoyés à l’adresse mail Evernote arrivent dans votre carnet de note par défaut.
Il est ensuite possible d’activer le classement automatique des notes envoyées par mail. Je ne l’utilise pas personnellement, mais j’en ai compris que c’est une attribution automatique du carnet et des étiquettes. En effet, si vous enregistrez des notes via des emails et les mettez ensuite dans certains carnets ou avec certaines étiquettes, Evernote pourra automatiquement appliquer cela pour les prochains envois de notes par mail.
Pour utiliser cette fonctionnalité, dans les paramètres de votre compte, dans l’onglet « Paramètres personnels », il vous faut cocher la case « Classer et étiqueter automatiquement les notes envoyées par email. »
2 – classement à un endroit spécifique (carnet et étiquette)
Si vous voulez ajouter la note à créer dans un carnet spécifique avec une étiquette particulière, il est possible d’utiliser une syntaxe particulière.
Pour ce faire, avant d’envoyer le mail vous pouvez ajouter des commandes dans l’objet pour spécifier ces informations :
- Carnet @Veille Blog : Dans l’objet du mail, vous pouvez utiliser le symbole « @ » suivi du nom du carnet dans lequel vous voulez classer la note. Pour les noms de carnets en plusieurs mots (comme « Veille Blog » , il n’est pas nécessaire de mettre des guillemets,
- Etiquette #Technos : Pour attribuer une étiquette à la note, vous pouvez utiliser le symbole « # » suivi du nom de l’étiquette,
- Rappel !2021/01/01 : Il est possible d’utiliser le « ! » pour définir un rappel avec une alarme. Il suffit de rajouter pour cela, la date du rappel au format « AAAA/MM/JJ »
Par exemple, le mail avec l’objet « Innovations & Technos à suivre en 2021 !2021/01/01 @Veille Blog #Technos » créera une note de titre « Innovations & Technos à suivre en 2021 » dans le carnet de notes « Veille Blog » avec l’étiquette « Technos » qui aura un rappel pour le 1er Janvier 2021.
Les commandes peuvent êtres mises dans l’ordre que vous voulez, mais il est recommandé de mettre d’abord le rappel, puis le carnet et enfin l’étiquette.
Un outil pratique pour la prise de notes
Vous l’aurez compris, c’est un outil très pratique à utiliser avec une grande variété de formats pris en compte (texte, image, audio). L’interface est simple d’utilisation et facile à prendre en main.
Depuis 2012, je l’utilise notamment pour noter mes sujets d’article, commencer la rédaction puis peaufiner le texte avant de publier sur le blog. Je l’ai pour ma part utilisé très longtemps, 5 ans exactement, en version Basic, qui permet déjà de faire beaucoup de choses.
La version Premium permet d’avoir accès aux notes hors ligne, ce qui est un vrai plus pour modifier/compléter les notes même si on n’a pas accès à internet. On peut également synchroniser l’application sur plus de 2 appareils. C’était une des limites les pus contraignantes pour moi sur la version Basic au bout de quelques années.
Utilisez-vous Evernote ou un autre outil de prise de notes ? Avez-vous d’autres astuces sur Evernote à partager?
